Por que a contabilidade é tão importante para as empresas?
É por meio da contabilidade que é possível entender se a estratégia usada no gerenciamento da empresa é adequada. Confira!
Autor: Fabiana Ramos
Publicado em 04 de outubro de 2022
A contabilidade é definida como o processo de registrar, resumir, analisar e relatar transações financeiras pertencentes a um negócio. Assim, ela envolve a supervisão e o tratamento de praticamente todas as questões financeiras de uma empresa.
Em termos simples, contabilidade financeira é a prática de contabilizar todo o dinheiro que entra e sai de uma organização. Ela ajuda a registrar, classificar, resumir e analisar todas as transações financeiras.
A equipe de contabilidade é responsável por rastrear quanta receita uma empresa gera, quanto dinheiro gasta e quanto de lucro obteve a cada mês, a cada trimestre, a cada ano etc.
Apesar do que se pensa, a contabilidade financeira não é um tópico complicado, reservado apenas a contadores e analistas de números em geral. Embora possa ser complexo às vezes, é um assunto importante e que todos os profissionais precisam entender para garantir o sucesso dos negócios
Como funciona a contabilidade?
Tudo começa com o registro. As transações são registradas como débito ou crédito. Quando o dinheiro entra em um negócio, é crédito; quando sai, é débito.
Existem várias categorias usadas para determinar os tipos de transações:
• Receitas: geralmente são provenientes da venda de bens ou serviços.
• Custos: estão relacionados às atividades-fim do negócio (sem os quais a empresa não pode produzir ou oferecer o bem ou serviço). Exemplo de custos: matéria-prima, maquinário, energia da fábrica, salários dos funcionários da produção etc.
• Despesas: são gastos necessários para o funcionamento da empresa, mas que não estão diretamente envolvidos na produção do bem ou do serviço. Exemplo de despesas: impostos, salários administrativos, contas de luz e água do escritório de representação da fábrica etc.
• Ativos: valores que uma empresa tem. Os ativos podem ser físicos (conhecidos como tangíveis), como bens e equipamentos, ou não físicos (não tangíveis), como um banco de dados de clientes e patentes de software (pense em propriedade intelectual).
• Passivos: isso é o que uma empresa deve pagar. Não é apenas dívida, mas também despesas previstas. Exemplos incluem folha de pagamento e pagamentos devidos a fornecedores.
• Lucro ou patrimônio líquido: isso é o que sobra depois de deduzir os passivos dos ativos. É o que o proprietário da empresa e os acionistas possuem.
Existem dois tipos diferentes de contabilidade financeira: caixa e competência. O regime de caixa geralmente é usado apenas para despesas em dinheiro de funcionários, como refeições de clientes e custos de viagem. O regime de competência é abrangente e contabiliza todas as transações comerciais
Quem usa a contabilidade e por que ela é importante
As partes interessadas usam a contabilidade para ver o estado atual dos negócios. Por exemplo, os acionistas vão querer ver relatórios financeiros antes de decidir investir em um negócio. Fornecedores precisam ver a saúde financeira das empresas antes de conceder crédito por serviços. Em seguida, analistas usam os relatórios financeiros de uma empresa para determinar o valor das ações. Por fim, auditores, governos e órgãos reguladores contam com relatórios financeiros para garantir a conformidade legal e fiscal.
A contabilidade também é utilizada internamente pelas equipes gestoras para ajudar na tomada de decisões dentro de uma empresa.
Relatório financeiro
Os contadores usam as informações contábeis de uma empresa para criar relatórios. Esses relatórios geralmente vêm na forma de demonstração financeira e normalmente são publicados mensal, trimestral ou anualmente. Dependendo do porte da empresa, esses relatórios estão sujeitos a auditorias para garantir a veracidade e a precisão das informações.
Coletivamente, eles mostram o desempenho financeiro de uma empresa ao longo de um período, conhecido como período contábil
Como manter a contabilidade em ordem?
Um dos maiores benefícios do relatório de dados financeiros é que ajuda analistas e gerentes a entender o negócio e, portanto, melhorar a lucratividade.
O que é importante analisar?
A otimização pode incluir o controle de custos de bens e serviços, alteração de preços e gerenciamento do tempo dos funcionários.
- Entenda as margens de lucro operacional
As demonstrações financeiras ajudarão a ter uma ideia melhor das margens de lucro operacional. Essa métrica leva em consideração todos os custos da operação geral do negócio, como aluguéis de escritórios. Ao entender esse número, é possível saber a eficiência com que o negócio é executado, o que ajuda a mapear melhorias.
Por exemplo, uma empresa pode ter uma margem de lucro bruto alta, mas margens operacionais baixas. Isso pode ser um sinal de processos internos ineficientes ou despesas altas.
- Controle os custos
Use as demonstrações financeiras para monitorar de perto os custos da empresa e quaisquer mudanças ao longo do tempo. Esses relatórios detalham e discriminam as despesas, permitindo localizar onde o dinheiro está sendo gasto.
Por exemplo, a pandemia do covid-19 fez com que o trabalho remoto se tornasse padrão e muitos escritórios de empresas ficaram sem uso. Assim, a empresa pode decidir mudar para um modelo 100% remoto, reduzir o tamanho do escritório ou usar um espaço de coworking para economizar em aluguéis e reduzir custos.
- Automatize processos
As empresas devem procurar automatizar o maior número possível de processos. Por meio da automação de tarefas demoradas, elas liberam o tempo dos funcionários para que possam dedicar mais horas a trabalhos faturáveis.
Por exemplo, um designer gráfico deve usar o tempo no trabalho do cliente, e não em tarefas administrativas, como faturamento e rastreamento de horas. Ao automatizar esses processos, os trabalhadores podem ser mais produtivos.
- Invista em softwares de gerenciamento de projetos
Para ajudar a controlar o tempo e automatizar processos, considere investir em uma plataforma de gerenciamento de projetos. Essas ferramentas automatizam o rastreamento de tempo para funcionários e contratados, o que elimina o risco de erro humano
O MEI precisa fazer a contabilidade do negócio?
O microempreendedor individual está dispensado, por lei, de contratar um contador. Ele também não precisa emitir notas fiscais para pessoa física (somente para pessoas jurídicas) nem escriturar livro fiscal.
Apesar da dispensa, o MEI precisa manter as finanças em dia, pois é disso que depende o sucesso da atividade. Precisa, por exemplo, manter o arquivo de notas de compra de mercadorias, documentos relacionados à contratação de empregado (caso tenha um) e o canhoto das notas que emite.
Ele precisa também pagar o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) todos os meses. Se não o fizer, precisará quitar todos os meses atrasados, sob pena de ter o CNPJ cancelado e a dívida passar para a pessoa física.
Ele não precisa de contador para essas atividades, mas se optar por dispensar esse profissional terá de fazê-las por conta própria
A contabilidade serve somente para empresas?
Apesar de ser usada para o controle do negócio, a contabilidade também pode ser aplicada à vida pessoal. É claro que sem tantas regras e exigências, mas a contabilidade das finanças pessoais é fundamental para mantê-las em dia e bem ajustadas.
Por meio dos registros de entradas e saídas financeiras é possível descobrir como está o patrimônio, se há dívidas ou não e qual o tamanho delas.
Caso tenha dívidas, não demore a negociá-las, uma vez que uma pequena dívida pode se transformar em uma grande devido aos juros e multas cobradas.
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