Recibo de pagamento: qual a importância do documento?
Você sabia que o recibo de pagamento ajuda a organizar as suas finanças? Leia o nosso post e veja a importância do documento.
Publicado em 08 de setembro de 2022.
O recibo de pagamento é um documento que ajuda no controle financeiro. Ele comprova pagamentos e recebimentos entre pessoas físicas ou jurídicas e faz toda a diferença para quem tem um negócio e precisa fazer uma planilha de controle interno. Por isso, o recibo simples precisa ser guardado em segurança.
Se você tem dúvidas sobre o recibo de pagamento, continue com a gente. Nesse post, trazemos várias informações sobre o assunto. Acompanhe!
Quais recibos de pagamento existem?
Há vários tipos de recibo de pagamento. Entre eles, podemos citar o recibo simples, que pode ser emitido por pequenos prestadores de serviços. Geralmente os valores cobrados por esses profissionais são baixos, e alguns emitem recibo de pagamento por conta própria.
Um exemplo é o recibo de pagamento simples do serviço feito por uma cabeleireira ou barbeiro. O recibo de pagamento é bom para quem presta o serviço e para quem é beneficiado. Isso porque é uma maneira de documentar e organizar os recebimentos e de comprovar os pagamentos. Veja agora os tipos de recibo:
Recibo de aluguel
O recibo de aluguel pode ser um recibo simples. Se você é proprietário de imóvel, por exemplo, e não conta com a parceria de uma imobiliária, pode emitir um recibo de pagamento em Word. Se preferir, há em papelarias recibos de pagamento simples, que também podem ser usados como comprovante de que o inquilino pagou o aluguel.
Independentemente do modelo de recibo, no documento devem constar o valor da locação, a data, quem recebeu o pagamento e o nome do inquilino. O recibo de aluguel serve para você controlar as finanças e também é uma garantia de que a despesa foi paga.
Recibo de pagamento online
O recibo de pagamento online deve ser exigido pela pessoa que fez o pagamento. Se você recebeu o valor, saiba que na internet há vários modelos de recibos gratuitos que você pode baixar. Veja no site Mundo das Tribos, por exemplo. Além disso, existem empresas que oferecem serviços para você emitir recibos. É um sistema online, que gera um recibo de pagamento simples.
Essa dica serve principalmente para pequenos empreendedores que não têm muita movimentação financeira, mas que precisam fazer um controle financeiro da empresa. Também vale para quem faz muitas compras ou contrata serviços na internet
Recibo de pagamento simples
Se você deseja fazer o seu próprio documento, pode optar por um recibo de pagamento simples. Para isso, acrescente os seguintes dados:
Título
RECIBO DE PAGAMENTO NÚMERO “x”
Texto
Eu, Fulana de Tal (nome da pessoa ou empresa que receberá o pagamento), recebi de Sicrana (nome da pessoa ou empresa que fez o pagamento) a importância de R$X (valor pago e sempre na forma de R$), pelos serviços de produção de conteúdo (liste os serviços prestados, produtos adquiridos ou a razão pela qual está sendo pago).
Dica extra
Caso o valor seja referente a um parcelamento, inclua detalhes. Por exemplo: R$ 20,00 referentes à primeira parcela do contrato “x”, que estabelece (número de parcelas) de “y” (valor da parcela).
Local e data
Informe a cidade e a data de pagamento.
Assinaturas
É importante que as duas partes envolvidas assinem o recibo. Então, acrescente o seguinte ao texto:
- ________________________
- Assinatura do recebedor
- __________________________________________________
- Assinatura do prestador de serviços ou atendente da empresa
Também não deixe de acrescentar o nome, RG/CPF e endereço do recebedor. Para reforçar a identificação das partes, você pode incluir informações como profissão, estado civil e CNPJ da empresa. Aproveite o documento para destacar o valor recebido e o número do recibo. Isso facilita a sua organização financeira.
Por que o recibo de pagamento é importante?
O recibo de pagamento garante os direitos e deveres de compra ou venda de quem emitiu e de quem recebeu.
Na linguagem jurídica, por exemplo, o recibo de pagamento é como uma declaração de quitação de obrigação. Por isso, ele é importante e deve ser utilizado por profissionais autônomos, liberais e pessoas físicas que emitem nota fiscal. O documento também é essencial para o controle fiscal das empresas.
O recibo também pode ser solicitado pelos fornecedores que precisam controlar pagamentos. As empresas utilizam o recibo de pagamento para comprovar suas transações. Daí você deve pensar em emitir o recibo de pagamento em duas vias.
Outra importância do recibo é que ele pode atender aos pagamentos simples e até ser emitido em acordos trabalhistas e doações. Também é usado para comprovar devoluções de bens. Além disso, o recibo de pagamento serve para as empresas registrarem as entradas e saídas de dinheiro, e garantir que todas as transações sejam contabilizadas.
Contudo, o documento também protege os interesses de compradores e fornecedores. Além disso, desde 1994, o recibo de pagamento é obrigatório para as transações financeiras no Brasil. Você pode conferir mais informações sobre esse assunto na Lei nº 8.846 de 21 de janeiro de 1994.
Há diferença entre recibo e nota fiscal?
Sim. Enquanto o recibo comprova o recebimento de um pagamento, a nota fiscal garante a propriedade em relação a determinado bem ou serviço. Além disso, o recibo tem validade fiscal, serve como comprovante de pagamento e recebimento. A nota informa as operações comerciais das empresas à Receita Federal e viabiliza o recolhimento de impostos.
Veja também em quais casos emitir recibo de pagamento e nota fiscal:
Recibo de pagamento
O recibo de pagamento pode ser emitido junto com a nota fiscal. Porém, ele não substitui a nota. Além disso, apenas profissionais liberais, autônomos e microempreendedores individuais (que não vendam para pessoa jurídica) e pessoas físicas – dependendo da legislação do município e do estado – podem emitir recibos.
Nota fiscal
A nota fiscal deve ser emitida por toda pessoa jurídica que vende produtos e serviços, com exceção do microempreendedor individual (MEI). Entretanto, o mais indicado é emitir os dois documentos se você tiver uma micro ou pequena empresa. Assim, você não terá problemas com a Receita Federal e, ainda, controla a sua saúde financeira.
Por que micro e pequenas empresas devem emitir recibo e nota fiscal?
A nota fiscal é usada para fins tributários, enquanto o recibo de pagamento para o controle financeiro. Caso a empresa emita um recibo no lugar da nota fiscal, sofrerá penalidades. Segundo a Lei 8.137/1990, o Estado entenderá que os valores estão sendo omitidos da Receita Federal.
Também é importante ressaltar que, além do recibo comum, você pode emitir o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) para contratar os serviços de profissionais autônomos sem vínculos trabalhistas.
Quais razões para guardar o recibo de pagamento?
Confira por que você deve guardar o recibo de pagamento:
Para organizar a vida financeira
O recibo de pagamento serve para organizar a vida financeira. Portanto, todas as vezes que pagar boleto ou conta de água, luz, telefone, etc. não jogue fora o recibo. Essa é a prova de que realmente quitou aquela conta. Além disso, você identifica quanto gasta com despesas mensais.
Para fazer o controle interno da empresa
Caso você seja empreendedor, garanta que os recibos sejam guardados e organizados. Dessa forma, você fará o controle interno da empresa e estará pronto para futuras fiscalizações. Além disso, cumprirá com a Lei nº 5.172/1966, que estabelece que as notas fiscais e os documentos devem ser preservados pelo menos por cinco anos.
Para se defender de cobranças indevidas
Outro benefício do recibo de pagamento guardado é que ele será a sua defesa contra cobrança indevida. O recibo também serve para comprovar deduções na declaração de imposto de renda. Portanto, guarde tanto os recibos do dia a dia, como de luz, água, telefone, quanto de impostos, aluguéis ou pagamentos de mensalidades em geral.
Como você viu neste artigo, o recibo de pagamento é importante para todos. Portanto, sempre solicite o documento. Com certeza, ele será importante para o seu controle pessoal ou da sua empresa.
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