Assinatura virtual: entenda o que é e como funciona
Conheça essa ferramenta segura para assinar documentos que precisam transitar em meio eletrônico
Autor: Vanessa Ferreira
Publicado em: 30 de março de 2022.
A tecnologia, em sua constante evolução, tem facilitado diversas atividades do dia a dia. Entre as possibilidades que agilizam processos e eliminam burocracias está a assinatura digital grátis.
Para se ter uma ideia de como os meios digitais têm caído no gosto dos brasileiros, uma pesquisa da Serasa, em parceria com a Opinion Box, revelou que 34% dos brasileiros com smartphone já fizeram pagamentos por aproximação; 25% já solicitaram empréstimos pelo aplicativo do celular e 15% já contrataram seguro dessa mesma forma.
A democratização da tecnologia fica ainda mais evidente com a chegada do Pix. Ainda de acordo com a pesquisa, intitulada Pagamentos móveis e comércio móvel no Brasil, 73% dos brasileiros com celular smartphone já enviaram um Pix – meio de pagamento eletrônico instantâneo e gratuito oferecido pelo Banco Central do Brasil a pessoas físicas e jurídicas
Assinatura virtual: recurso que facilita sua vida
Essa ferramenta tem facilitado a vida de muitas pessoas e empresas, poupando esforços, recursos físicos e financeiros, além de deixar tudo mais transparente.
Se você ainda não conhece essa ferramenta ou gostaria de entender melhor como funciona e em que situações é mais utilizada, confira este artigo até o final.
Leia também I Entenda a diferença entre assinatura digital e eletrônica
O que é assinatura virtual?
Assinatura virtual é a tecnologia voltada para autenticar documentos eletrônicos. Também conhecida como assinatura digital, com ela é possível assinar um documento digitalmente grátis em suas mais diversas extensões, como PDF online (Portable Document Format).
A pessoa recebe por e-mail, WhatsApp ou outros serviços de mensagem instantânea e utiliza a ferramenta, sem precisar imprimir e assinar manualmente.
Esse serviço utiliza chaves criptográficas de um certificado digital para identificar os signatários, proteger as informações e conferir validade jurídica. Os documentos assinados podem ser das mais diversas naturezas, como contratos, procurações, laudos médicos, atestados e documentos ou transações online.
• Certificado digital
Para conseguir fazer a assinatura desse documento virtualmente, uma empresa ou pessoa precisa ter um certificado digital. Esse certificado atua como uma identidade eletrônica e também é conhecido como e-CPF ou e-CNPJ, que dá validade jurídica ao documento assinado.
Na prática, esse certificado consiste em um arquivo com dados referentes a uma pessoa ou empresa, protegidos por criptografia segura e com prazo de validade predeterminado. Normalmente esse arquivo é armazenado em um pendrive, smartcard, no computador ou em nuvem.
Como assinar um documento virtualmente
Com o certificado devidamente contratado, já é possível fazer as assinaturas digitais.
Como já mencionado anteriormente, o mais comum dos documentos que permitem a inclusão de assinatura digital é o PDF, já que confere maior segurança e confiabilidade aos documentos.
Porém, não dá para descartar a possibilidade de efetuar a assinatura digital em outros tipos de extensão de documentos. O OpenOffice e os documentos do Office também aceitam assinatura digital.
Como os programas mais comuns são Word e PDF, confira um passo a passo de como assinar. Lembre-se: antes de tudo certifique-se de que leu todo o documento e que está de acordo para, então, assinar.
No Word
Clique em “arquivo”
“Informações”
“Proteger Documento”
“Adicionar uma assinatura digital”
Na janela, informe o “tipo de compromisso”
Depois “objetivo da assinatura deste documento”
Certifique-se de que o certificado digital selecionado está correto e clique em “assinar” para finalizar.
PDF Adobe Creator
Clique em “ferramenta”, na barra superior.
Escolha a opção “certificados”
Clique em “abrir”
“Assinar digitalmente”
Vá ao final do texto, no espaço para colocar sua assinatura, e faça um quadrado, demarcando o espaço que irá ficar sua assinatura digital.
Selecione o certificado com seus dados e clique em “continuar”
Clique em “assinar”
Salve o documento.
Ainda em dúvida? Assista I Como assinar um documento digitalmente
Vantagens de assinar documento digitalmente grátis
O objetivo principal desse serviço é garantir mais segurança e agilidade nos processos.
Imagine, por exemplo, que você trabalhe num escritório de advocacia e tenha muitos processos e documentos para assinar. A assinatura virtual reduz o tempo desse serviço. Além disso, veja só outras vantagens de destaque.
1. Menos burocracia
Ao contratar um certificado digital e fazer seu cadastro, o processo de assinatura fica menos burocrático, sem a necessidade de reconhecer firma em cartório, por exemplo.
2. Agilidade dos processos
Além disso, o tempo dispensado para imprimir, assinar, reconhecer firma e enviar pelos correios, ou levar até a outra parte para assinar é poupado. Ou seja, mais agilidade e ganho de tempo nesse processo.
3. Redução de custo
Seja você pessoa jurídica ou física, o custo com a assinatura eletrônica é poupado, seja com papel, tinta de impressora, valor dos correios ou até do serviço de motoboy ou combustível.
Pela internet, assinar documentos eletrônicos fica muito mais fácil, simples e rápido.
Setores que podem usar a assinatura virtual
1. Empresarial
Essa tecnologia já ganhou muito espaço no ramo empresarial. O recurso tem aliviado o acúmulo de papeladas na área de recursos humanos, com menos trabalho ao departamento, menos custos e riscos de processos trabalhistas.
Até mesmo para admitir um funcionário é possível com essa tecnologia, já que possibilita realizar a contratação de novos profissionais com a condução segura de todos os processos burocráticos e à distância.
2. Jurídico
Outro beneficiado pela assinatura digital é o setor jurídico. Assim, é possível economizar tempo, ao evitar deslocamentos desnecessários, e espaço, já que elimina a necessidade de armazenamento de papéis.
Além disso, pode-se, ainda, criar um fluxo eletrônico de tramitação, gerando economia de tempo e recursos. Isso facilita o trabalho e permite o crescimento de uma empresa ou de um profissional da área.
3. Educacional
O ramo educacional também tem aproveitado essa ferramenta, que, inclusive, virou tendência.
Diversos processos de gestão ganharam agilidade e mais segurança. A secretaria das instituições também é otimizada, já que o volume de documentos físicos tende a diminuir.
O recurso ainda pode ser utilizado em autenticação de documentos relacionados a estágios, pesquisas acadêmicas, pedidos de bolsa, entre outros. Isso evita fraudes, tanto financeiras quanto de identidade.
Agora que você já entendeu como funciona essa tecnologia, com certeza já vai ficar mais tranquilo quando precisar fazer uma assinatura virtual.
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